Automatizálás? Mindenképpen!

Nóri 23 éves lelkes pályakezdő. Egy nemzetközi nagyvállalat magyarországi SSC-jében dolgozik vevőfolyószámla könyvelőként.

 A vevőktől beérkező fizetéseket kell egy munkanapon belül lekönyvelnie a bankkivonat és a fizetési részletek alapján. A fizetések nagyobb részével nincs gondja, viszont van egy nagy vevő, aki hetente egyszer fizeti ki több száz számláját, levonva a skontót és több esetben a korábbi szállításoknál felmerül reklamációit is. Fizetési részletezői minimum húsz oldalasak. Ráadásul pdf-ben vannak. Nóri minden szerdán délután kettőkor kinyomtatja a vevőtől kapott avizót, előveszi a fiókból a vonalzóját, a sárga szövegkiemelőjét és elkezdi a könyvelést. És bízik abban, hogy mire a könyvelés végére ér, az ERP-ban (vállalatirányítási rendszer) ugyanaz lesz az eredmény, mint a papíron. Azonban legtöbbször nem így van. Ilyenkor letölti excelbe az ERP-ban szereplő adatokat, kinyomtatja a fájlt és a vonalzó-szövegkiemelő páros segítségével összeveti az adatokat. Jó esetben két és fél óra alatt végez ezzel. De előfordult már, hogy négy óra hosszat bogozgatta a fájlokat. Nóri munka iránti lelkesedése hétről hétre csökken. Kezdi egyre inkább utálni a szerdákat. Ennek hangot is ad a havi csoportmegbeszélésen. Szerencsére főnöke, Kati látja a problémát és szervez egy külön megbeszélést, amire meghívja az ERP-t támogató informatikust, Gábort is.

Nóri felkészül a megbeszélésére:

  1. előkeresi a könyvelési folyamatról szóló manuált
  2. pontokba szedi a gondokat, amik a könyvelést nehezítik: nem töltődik be az avizó az ERP-ba, manuálisan kell könyvelni pdf alapján
  3. listázza az ötleteit, hogyan lehetne javítani a folyamaton: töltődjön a fizetési részletező az ERP-ba, könyvelődjön automatikusan, riport alapján lehessen ellenőrizni a könyvelést az ERP-ban

A megbeszélésen átbeszélik a problémát és az ötleteket. Gábor ígéretet tesz arra, hogy részletes tervet dolgoz ki a technikai megvalósításra, a költségvetésre és a határidőkre. Két hét elteltével elküldi Katinak a tervet, ami tartalmazza:

  1. a javaslatot a technikai megvalósításra
  2. azoknak a kollégáknak a nevét, akiket be kell vonni a megvalósításba: például a banki kapcsolattartó és a folyamatok robotizálásáért felelős kollégákat
  3. egy tervet a várható költségekről
  4. a fejlesztést jóváhagyó vezetők nevét
  5. egy ütemtervet, ami tartalmazza többek között, melyik fejlesztéssel mikorra kell elkészülni, a tesztelések idejét

Kati kiegészíti a tervet azzal, mennyi erőforrás szabadítható fel a fejlesztéssel. A projektet Gábor és Kati együtt engedélyezteti a feletteseikkel.

Nyolc hónap kemény munka, a banki és ERP oldalon megvalósított számos fejlesztés, továbbá három körös tesztelés után:

  1. nemcsak az ominózus nagy vevő, de minden vevő fizetési részletei betöltődnek minden nap az ERP-ba még a munka megkezdése előtt
  2. a betöltött avizók alapján a beérkezett fizetések 93%-a az ERP-ban programozottan lekönyvelődik
  3. lekönyvelt fizetésekről automatikusan letöltődik egy riport, amit már csak ellenőrizni kell

És mit nyert ezzel a könyvelőcsapat? Korábban naponta 3 fő összesen napi 21 órában foglalkozott könyveléssel. Ez a fejlesztéssel jelentősen csökkent úgy, hogy naponta 2 fő 12 órában ellenőrzi, hogy az automatikus folyamat rendben lefut-e, javítja az esetleges hibákat és lekönyveli manuálisan a fizetések 7%-át.

Szép sikertörténet, ugye? Vajon hány alkalommal valósulhat meg ilyen módon egy fejlesztés? Tapasztalatom szerint, meglehetősen ritkán. Legtöbbször már akkor véget érnek ezek a projektek, amikor még el sem kezdődtek. A folyamatos napi rohanásban, tűzoltásban ugyanis ritkán állunk meg és gondolkodunk el azon, tudnánk-e javítani a folyamatainkon, lehet-e automatizálni őket. Pedig hasznos lenne, mert nyerünk vele. Időt, erőforrást, pénzt. Néha már egy excel makró is elég ahhoz hogy ne azt érezzük, megszakadunk, meg sem állunk egész nap. És akkor nem beszéltünk még a különböző robot vagy akár a vállalatirányítási rendszerekben rejlő lehetőségekről, amik látványos időmegtakarítást jelenthetnek.

Természetesen ahhoz, hogy tudjunk élni ezekkel nagyon fontos, hogy

  1. Ismerjük a folyamatainkat és legyenek róluk naprakész dokumentumaink.
  2. Tudjuk, mekkora idő és erőforrás igénye van egy folyamatnak.
  3. Tervezzünk!
  • határozzuk meg a célt, honnan hová szeretnénk eljutni
  • számszerűsítsük időben és pénzben, mit nyerünk azzal, ha fejlesztünk
  • határozzuk meg a határidőket
  1. Készítsünk részletes költségvetést, mielőtt belevágunk a fejlesztésbe.

Az üzleti folyamatok automatizálása már nem csak a multinacionális cégek kiváltsága. A magyar kis- és középvállalkozások számára is elérhető megoldások léteznek a piacon. Kérd szakértő tanácsadásomat.

Automatizálás? Mindenképpen!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Scroll to top