Hogyan lehetsz biztos abban, hogy eredményes volt a folyamatfejlesztés-projekted?
Három módszer, amivel ezt ellenőrizheted:
Világos célok kitűzése
Legyen előre pontosan meghatározva, hogy mit szeretnél elérni a folyamatfejlesztéssel: például költségcsökkentés, minőségjavítás, rendelésfeldolgozási idő csökkentése
A célok legyenek SMART célok: Specifikusak, Mérhetőek, Elérhetőek, Relevánsak és Időhöz kötöttek.
- Kiinduló állapot pontos felmérése
A jelenlegi folyamatok átvilágítása lesz a viszonyítási alap a folyamatfejlesztés eredményességének mérésében. Ezért kulcsfontosságú, hogy pontos adatok álljanak rendelkezésre a jelenlegi működésről az idő, költség és minőség vonatkozásában.
- Teljesítménymutatók meghatározása és követése
A folyamatfejlesztés mérésének célja, hogy objektív, megbízható adatokat szolgáltasson a folyamat hatékonyságának, minőségének javítására tett lépések eredményeiről. Ezek a mutatók például lehetnek:
- Teljesítménymutatók (KPI-k)
– Hatékonysági mutatók: Mérik, hogy a folyamat milyen mértékben használja fel az erőforrásokat például idő, költség, anyag, erőforrás kihasználtság.
– Eredményességi mutatók: Mérik, hogy a folyamat milyen mértékben éri el a kitűzött célokat. Például a minőségi mutatók (hibaarány, visszaküldések aránya).
- Időalapú mutatók
– Átfutási idő: Az a teljes idő, amíg egy folyamat vagy egy folyamatlépés befejeződik.
– Ciklusidő: Az a tényleges idő, amely alatt egy művelet elvégzésre kerül.
- Minőségi mutatók
– Hibaarány: A hibás termékek vagy szolgáltatások aránya az összes termékhez vagy szolgáltatáshoz képest.
– Vevői elégedettség: Az ügyfelek visszajelzései és elégedettségi mutatói.
– Pénzügyi mutatók
Költségcsökkentés: A folyamatfejlesztés által elért költségmegtakarítások mérése.
- Hatékonysági mutatók
- Erőforrás-kihasználtság: Az erőforrások felhasználásának hatékonysága (emberi, gépi stb.).
- Teljesítési arány: A megvalósított feladatok aránya az összes kitűzött feladathoz képest.
A siker kulcsa tehát a világos célkitűzésekben, a pontos kiinduló állapot felmérésében és a megfelelő teljesítménymutatók meghatározásában rejlik. Ha ezeket következetesen nyomon követed és elemzed, objektív képet kaphatsz a fejlesztés hatékonyságáról, és időben beavatkozhatsz, ha eltérést tapasztalsz a kívánt eredményektől. Így a folyamatfejlesztés nem csupán egy egyszeri projekt lesz, hanem egy folyamatosan optimalizált, hatékony működési modell alapja.